Об основных целях и задачах применения ЭДО в медицинском учреждении, о том, какие бизнес-процессы можно оптимизировать с помощью ЭДО и какие плюсы это принесёт медицинскому бизнесу. 

В первую очередь рассмотрим несколько простых определений.

Электронный документ — это совокупность информации в электронном формате, как правило это обыкновенный файл в формате PDF или Word. Например, история болезни, договор на оказания медицинских услуг, счёт и тд. Юридическую значимость этим документам придаёт заверение их квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Электронный документооборот (ЭДО) в медицинской организации — это способ организации обмена электронными документами внутри клиники или между компаниями без использования бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, совместный одновременный доступ к документам, автоматическое создание отчетов, контроль исполнения, визирование, отслеживание статуса документа, доступ к архивам и т.д.

Система электронного документооборота (СЭД) в медицинском учреждении — это программа, которая помогает осуществляет процесс маршрутизации документов. А также проверяет легитимность электронной подписи, соответствие формата документа требованиям законодательства или внутренним требованиям, и обеспечивает хранение документа в электронном архиве.

Любая современная МИС хранит в себе электронные документы и реализует некоторые функции СЭД, как минимум, хранение и совместный доступ к электронным документам. Поэтому при оценке МИС с точки зрения поддержки электронного документооборота в медицинском учреждении, важно обратить внимание на возможность использования электронных подписей (КЭП, УКПЭ), возможности построения защищенного обмена документами с внешней средой, интеграции с CRM контрагентов, объём и состав хранимых и обрабатываемых электронных документов, наличие лицензий на встраивание средств криптозащиты.

Кому нужен электронный документооборот.

Всем медучреждениям. И на то есть четыре основные причины:

1. Требования предъявляемые государством, которые регулярно обновляются. Необходимость перехода на формирование электронных листов нетрудоспособности, введение в оборот электронных рецептов и т.д. Число подобных документов ежегодно растет.
2. Запрос пациентов. Все хотят получать анализы, выписки направления в электронном виде на мобильные устройства и личные компьютеры. Это удобно и является нормой времени.
3. Запросы контрагентов и партнеров по предоставлению медицинских сервисов. Например, требуется обмен документами с телемедицинскими  сервисами, электронное предоставление документов для второго мнения, обмен данными с диагностическими лабораториями, страховыми компаниями, поставщиками медикаментов, оборудования и т.д.
4. Повышение эффективности самого медучреждения с точки зрения административно-управленческих затрат. Использование таких систем ЭДО, как Диадок, например, может высвободить целую штатную единицу, которая раньше занималась отправкой и получением документов по почте.

Для медучреждения регулярно взаимодействующего с тысячами пациентов, с лабораториями, страховыми компаниями, поставщиками, с контролирующими государственными органами  ЭДО — это необходимость.

Преимущества ЭДО. 

Использование электронного документооборота в медицинской организации позволит:

• Освободить место в офисе клиники и уменьшить расходы на содержание архива.
• Ускорить цикл прохождения документов. Так например, согласование страховой услуги может занять меньше 1-2 минут, при этом врачу не потребуется дозваниваться в страховую компанию.
• Снизить нагрузку на персонал клиники. Например, врач сможет уделить больше внимания на лечение пациента, а не на заполнение сопутствующей документации.
• Повысить скорость заполнения документов в несколько раз, используя заранее сформированные шаблоны. Например, шаблоны описание клинических картин при заполнении медицинской документации.
• Избавиться от потерь медицинских и прочих документов.

Какие документы в клинике можно перевести в электронный вид.

В электронный вид можно перевести почти любые документы в медучреждении.

В первую очередь, это документы, которые сопровождают лечение пациентов и данные о нём. Например: медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма 025/у), выписка из медицинской карты (форма 027/у), медицинские справки, медицинские заключения, направления, дневник работы врача (форма 039/у) и другие. То есть вся, так называемая, первичная медицинская документация.

Во-вторых, весь документооборот с страховыми компаниями: обмен списками прикрепления и открепления застрахованных, запрос и получение гарантийного письма от страховой компании, отправка реестра оказанных услуг, отправка юридически значимого счета, акта выполненных работ или счет-фактуры.

В-третьих, документооборот с лабораториями: выдавать направления, подавать заявки на проведение исследований и получать результаты исследований.

В-четвертых, документооборот с органами управления здравоохранения: региональными и федеральными Минздравами. Например, передача отчетности Реестра электронных медицинских документов (РЭМД) и Структурированных электронных медицинских документов (СЭМД) в ЕГИСЗ. Работа с интегрированной электронной медицинской картой. Для организации документооборота с государственными фондами: например, формирование электронных листов нетрудоспособности для Фондом социального страхования (ФСС).

А также медучреждения посредством МИС могут осуществлять обмен электронными накладными в рамках интеграции ИС «Мониторинга движения лекарственных препаратов».

Какие документы в клинике затруднительно перевести в электронный формат.

С учетом несовершенного законодательства РФ в области электронного документооборота в здравоохранении и использовании электронной подписи, некоторые документы всё равно следуют хранить в бумажном виде. Это все документы, которые требуют подписи пациента. Например,

• договор об оказании платных медицинских услуг
• информированное добровольное согласие об объеме и условиях оказываемых платных медицинских услуг
• согласие на обработку персональных данных и т.д.

Чаще всего у пациента нет при себе электронной подписи (на носителе), с помощью которой он сможет подписать документ, сделав его юридически значимым. Документ должен подписываться квалифицированной электронной подписью (КЭП). Как показывает практика пациенту гораздо быстрее и легче поставить подпись от руки, чем выполнять с врачом множество манипуляций по постановке электронно-цифровой подписи, даже если бы такая техническая возможность была.

На заметку. 

На сегодняшний день в здравоохранении в основном используются два вида ЭЦП:

— Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Чаще всего используется для подписания всех документов в медицине. Подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра и во всех случаях приравнивается к бумажному документу с «живой» подписью.

—Усовершенствованная усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Предусматривает включение в электронную подпись информации о времени создания подписи и доказательства действительности сертификата ЭП на момент подписания. В основном используется для архивного хранения, когда нужно знать не только кем, но и когда подписан документ. Например, для электронной истории болезни, архивный срок хранения который составляет 30 лет.